Ihr seid im Personalbereich aktiv oder entscheidet über passende Bewerber*innen? Managementsysteme können euren Prozess optimieren! Wie ein BMS euch unterstützen kann, erklärt Recruiting-Experte Giovanni Bruno in unserem Blogartikel.
Von unserem Gastautor Giovanni Bruno
Recruiting ist eine organisatorisch sehr anspruchsvolle Aufgabe. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels dürfen geeignete Kandidat*innen auf keinen Fall übersehen werden. Ein passendes Bewerbermanagementsystem (BMS) zu implementieren steigert die Effizienz der Personalgewinnung. Doch die Herausforderung, aus einer Vielzahl von Optionen das passende System zu wählen, kann überwältigend sein.
Zur Person
Giovanni Bruno ist Gründer und Geschäftsführer der fokus digital GmbH, einer Digitalagentur mit dem Fokus auf die Pflege- und Sozialwirtschaft. Er begleitet Unternehmen bei der Digitalisierung von Kommunikation, Personalgewinnung und -bindung. Die Agentur programmiert zudem hauseigene Tools, etwa zur internen Mitarbeiter*innenkommunikation, Karriereseiten-Entwicklung und multimedialen Personalgewinnung.
Welche Probleme löst ein BMS?
Ein BMS setzt gezielt an den gängigsten Herausforderungen im Bewerbungsprozess an. Dazu gehört etwa die Bewerber*innenverwaltung: BMS-Systeme arbeiten mit einer zentralen Datenbank für alle Informationen zu Bewerber*innen, wodurch der Verwaltungsprozess vereinfacht, transparenter und zugänglicher wird. Dies führt zu einer deutlichen Zeitersparnis und einer verbesserten Übersichtlichkeit. Darüber hinaus bieten BMS-Systeme automatisierte, personalisierte Kommunikation und tragen so zu einer positiven Erfahrung auf Seite der Bewerber*innen bei. Letztlich verfügen moderne BMS-Systeme auch über umfangreiche Berichtsfunktionen, die Einblicke in den gesamten Rekrutierungsprozess ermöglichen. Unternehmen können damit Schwachstellen identifizieren und ihre Prozesse kontinuierlich verbessern.
Wie findet man das richtige BMS?
Bei der Auswahl eines geeigneten Bewerbermanagementsystems (BMS) gibt es einige Punkte zu berücksichtigen. Ein kleiner Einblick:
- Bedürfnisse: Bei der Auswahl eines BMS solltet ihr überlegen, welche Funktionen im Rekrutierungsprozess für eure Einrichtung entscheidend sind. Priorisiert am besten Tools, die eure spezifischen Bedürfnisse unterstützen und den Recruiting-Prozess effizienter gestalten.
- Benutzer*innenfreundlichkeit: Wählt ein BMS, das sowohl für euer Rekrutierungsteam als auch für die Bewerber*innen intuitiv und leicht zu bedienen ist. Dies gewährleistet eine effiziente Handhabung des Bewerbungsprozesses und verbessert die Erfahrung, die die Kandidat*innen mit euch machen.
- Automatisierungsfunktionen: Achtet auf Funktionen zur Automatisierung von Routineaufgaben, wie das Versenden von E-Mails oder die Terminplanung. Diese Features sparen Zeit und steigern die Effizienz eures Rekrutierungsprozesses.
- Candidate Experience: Wählt ein BMS, das eine positive Erfahrung für die Bewerber*innen unterstützt. Achtet darauf, dass das System schnelle Kommunikation und transparente Prozesse ermöglicht, um den Bewerber*innen ein reibungsloses und angenehmes Bewerbungsverfahren zu bieten.
- Datenanalyse und Berichterstattung: Achtet darauf, dass das von euch gewählte System umfangreiche Analyse- und Berichtsfunktionen bietet. Diese ermöglichen es euch, den Rekrutierungsprozess kontinuierlich zu überwachen und zu verbessern, indem ihr wichtige Daten und Trends effektiv auswertet.
- Datensicherheit: Stellt sicher, dass euer BMS den geltenden Datenschutzbestimmungen entspricht und die Sicherheit der Bewerber*innendaten gewährleistet. Dies ist entscheidend, um die Vertraulichkeit und Integrität der persönlichen Informationen eurer Bewerber*innen zu schützen.
- Kosten-Nutzen-Analyse: Bewertet die Kosten im Verhältnis zu den gebotenen Funktionen und dem erwarteten Return on Investment (ROI). Analysiert, wie gut das System eure spezifischen Bedürfnisse erfüllt und ob die Investition gerechtfertigt ist, weil ihr den Rekrutierungsprozess effizienter gestalten könnt.
- Support und Kundenservice: Prüft, welchen Support und Kundenservice das BMS bietet, insbesondere bei technischen Problemen oder Fragen. Stellt sicher, dass der Anbieter schnelle und effektive Unterstützung leistet, um eventuelle Ausfallzeiten zu minimieren und eine reibungslose Nutzung des Systems zu gewährleisten.
- Flexibilität: Berücksichtigt bei der Auswahl, ob das System flexibel genug ist, um an zukünftige Veränderungen und das Wachstum eurer Einrichtung angepasst werden zu können. Es ist wichtig, dass das System sich euren Anforderungen angleichen kann.
- Integrationsfähigkeit: Stellt sicher, dass das BMS mit anderen Systemen, die ihr bereits nutzt, wie beispielsweise Personalsoftware, kompatibel ist. Diese Kompatibilität ist entscheidend für eine nahtlose Integration und effiziente Datenflüsse zwischen verschiedenen Plattformen.
Mehr erfahren
Im Seminar von Giovanni Bruno bei der Paritätischen Akademie NRW entwickelt ihr ein klares Anforderungsprofil für euer BMS und bearbeitet zahlreiche Praxisbeispiele. Dazu beschäftigt ihr euch sowohl mit den Grundlagen der BMS-Auswahl als auch mit der Erstellung eines Anforderungsprofils. So lernt ihr, wie ihr das ideale BMS für eure spezifischen Bedürfnisse auswählen und implementieren könnt.
Artikelfoto: Canva
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