Schwierige Personalgespräche erfolgreich meistern

Du arbeitest als Führungskraft in der Kita und fragst dich, wie du schwierige Gespräche leichter und gewinnbringender gestalten kannst? Die Systemische Beraterin Angela Stauten-Eberhardt gibt hilfreiche Tipps. 

Ein*e Mitarbeiter*in beschwert sich ständig über Kolleg*innen. Eltern kritisieren, wie ein*e Kolleg*in mit ihrem Kind umgeht. Ein*e Mitarbeiter*in möchte nicht in eine neue Gruppe versetzt werden. Anlässe für schwierigere Personalgespräche gehören für Führungskräfte in Kindertageseinrichtungen zum Alltag. Wie wäre es, wenn ihr als Führungskraft voller Zuversicht und positiven Gefühlen in das nächste Gespräch gehen könntet? 

“Wer schwierige Gespräche strukturiert, unvoreingenommen und lösungsorientiert angeht, hat gute Chancen, in der Einrichtung für ein positives und vertrauensvolles Klima zu sorgen, sagt die Systemische Beraterin Angela Stauten-Eberhardt. Sie schult Führungskräfte in Kitas speziell zum Thema “schwierige Personalgespräche”. 

Was ist eigentlich ein “schwieriges Personalgespräch”? 

Generell handelt es sich hierbei um Gespräche, die emotional belastend sind und in denen unangenehmere Themen behandelt werden müssen. Das können Einzelgespräche oder Gespräche mit mehreren Beteiligten sein, in denen Führungskräfte auch als Moderator*innen gefragt sind. 

Auf der einen Seite kann es um persönliche Themen gehen, auf der anderen Seite um inhaltlich-fachliche Anlässe. Beispiele sind Leistungs- oder Motivationsprobleme, Konflikte im Team, das Verhalten einzelner Personen, Beschwerden von Eltern zum Verhalten eines Teammitglieds gegenüber den Kindern, oder Verstöße gegen Richtlinien wie zum Beispiel Kinderschutzregeln.  

Außerdem besteht ein Unterschied, ob ich als Führungskraft selbst das Gespräch mit den Mitarbeitenden suche oder diese zu mir kommen. Wenig Zeit, Hektik oder aufgewühlte Emotionen sind selten hilfreich.  “In beiden Fällen ist es unbedingt nötig, dass beide Seiten genug Zeit hatten, um sich auf das Thema vorzubereiten – und nicht zwischen Tür und Angel diskutiert wird”, sagt Angela Stauten-Eberhardt. 

Ein Erfolg in einem Gespräch ist es, wenn man in einer wertschätzenden Kommunikation miteinander in Verbindung gehen und bleiben kann, wenn beide ihre Sichtweisen der Situation darlegen, Verständnis für die jeweilige andere Sicht und ein Problembewusstsein entwickeln, ein gemeinsames Ziel finden, Lösungsideen einbringen und sich auf eine Lösung einigen können. 

Wie bereite ich mich als Führungskraft auf ein schwierigeres Gespräch vor?  

• Herausfinden, warum das Personalgespräch für mich schwierig ist – es hilft, „sich selbst auf die Schliche zu kommen“:  Welche Verhaltensweisen triggern mich? Welche Gründe könnte die andere Person für ihr Verhalten haben? Welche Werte sind betroffen und welche Bedürfnisse stecken darunter? 
• Fakten sammeln 
• Sichtweisen von Leitungskolleg*innen einholen 
• Das Ziel kennen – mit welcher Absicht/Haltung gehe ich in das Gespräch, welche Bedeutung hat das Thema für mich? 
• Ziele des Gegenübers mitdenken – welche vermuteten Interessen/Bedürfnisse könnte mein*e Gesprächspartnerin haben? 
• Ergebnisoffenheit akzeptieren 

“Die eigenen Triggerpunkte zu kennen, warum ich mich an dem Verhalten einer Person stoße, kann vor einem Gespräch entscheidend sein. Solche Trigger können in der Vergangenheit liegen und gar nichts mit jetzigen Gesprächspartner*innen zu tun haben”, sagt Angela Stauten-Eberhardt. In solchen Fällen sei es am besten, vorab im Leitungsteam zu klären, wer das Gespräch führt – die Führungskraft, die am besten mit der Person zurechtkommt, ist die erste Wahl. Falls es keine Wahlmöglichkeiten gibt, hilft auf jeden Fall sich bewusst auf das Gegenüber professionell einzustellen. 

Was ist wichtig für das Gespräch? 

• Alle Parteien können sich vorbereiten 
• Eigene Entscheidungen hinterfragen 
• Empathie, Verständnis, Offenheit und Wertschätzung zeigen 
• Positiv in das Gespräch einsteigen, zum Beispiel mit Reframing –  Vorwürfe werden dadurch vermieden 
• Aktiv zuhören 
• Bedürfnisse beim Gegenüber ansprechen 
• Der Einzelne, bzw. alle Parteien müssen ihre Sichtweise darlegen können 
• Systemische Fragen regen den Lösungsprozess bei Gesprächspartner*innen an 
• Das Konzept der Gewaltfreien Kommunikation bietet einen wertungsfreien Rahmen 
• Gemeinsames Brainstorming, um Lösungen zu finden, die den Talenten und Fähigkeiten der Mitarbeiter*innen angemessen sind und sie in ihrer Entwicklung fördern 
• Ziele beziehungsweise machbare Zwischenziele finden und gegebenenfalls Lösungen zunächst probeweise im Alltag verankern – das verringert den Druck 
• Protokoll führen, damit Ergebnisse oder Aufgaben später noch nachlesbar sind 
• Fragen, was Gesprächspartner*innen aus dem Gespräch mitnehmen, und ob es noch weitere Themen gibt 
• Fortsetzungs- oder Reflektionsgespräch festlegen 
• Nach dem Gespräch: Sich für Offenheit und Lösungsfindung bedanken 
• Wenn alles nichts hilft: Professionelle Begleitung suchen, zum Beispiel durch Mediation oder Supervision 

“Die zugrundeliegende Essenz eines Konfliktes oder eines Problems zu finden, ist der Kern der Sache. Worum geht es wirklich? Die andere Person hat immer einen Grund dafür, warum sie sich so verhält. Diesen herauszufinden, ist meistens sehr erhellend und lässt einen die Situation völlig neu bewerten. Es geht dann häufig um grundlegende Bedürfnisse wie Vertrauen, Respekt, gehört werden. Deshalb helfen offene Frage im Gespräch sehr oft weiter: Worum geht es dir mit deinem Anliegen wirklich?”, sagt Angela Stauten-Eberhardt.  

Fazit 

„Ein Erfolg in einem Gespräch ist es, wenn man in einer wertschätzenden Kommunikation miteinander in Verbindung gehen und bleiben kann“, sagt Angela Stauten-Eberhardt, „sowie wenn beide ihre Sichtweisen der Situation darlegen und Verständnis für die jeweilige andere Sicht einbringen, ein Problembewusstsein entwickeln, ein gemeinsames Ziel finden, Lösungsideen einbringen können und man sich auf eine Lösung einigen kann.“  

Der Umgang mit schwierigen Gesprächen in der Kita kann anfangs eine herausfordernde Aufgabe sein. Doch genau hier liegt auch eine großartige Gelegenheit zur persönlichen und professionellen Weiterentwicklung. Indem Sie sich gezielt in Seminaren weiterbilden, öffnen Sie die Tür zu einer neuen Welt der Kommunikation und Problemlösung.